A linguagem na comunicação interna

Ao comunicar-se com alguém você propõe uma conexão e cria um impacto de alguma forma. Contudo, existem diferentes graus de conexão, assim como diferentes qualidades no impacto que se causa. Na produção de um texto, essas variações são determinadas pela empatia e pelo “mergulho” que se dá ao escrever.

Quem aborda isso com maestria é a Ana Holanda, autora do livro Como se encontrar na escrita. O caminho para despertar a escrita afetuosa em você.

A escrita, seja de que natureza for, nasce primeiro dentro da gente, percorre nossas caixas internas, nossos medos, desejos, anseios, e depois é que ganha mundo (...). E como essa escrita está carregada de alma, vai longe, encontra o outro, entra dentro dele e o toca, marca, afeta.

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Eu entendo que isso possa parecer distante da comunicação organizacional e poético demais para textos institucionais. Mas a ideia, apoiada pela cultura interna e disseminada para as pessoas que fazem parte dela, pode acontecer mais naturalmente do que se imagina. O caminho depende de cada contexto, e se trata de um exercício constante. Vamos contar um pouco de como fazemos a comunicação interna da Caiena e esperamos que também possa servir de inspiração.

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A Caiena tem um propósito claro com sua comunicação, seja entre a empresa e as pessoas que trabalham nela, entre os(as) colegas de trabalho, ou com pessoas de fora. “Assim como em nossos projetos, quando escrevemos, queremos empoderar e impactar positivamente pessoas e instituições, gerar relações que tenham como base o respeito e que contribuam para o acesso à informação de qualidade.” Isso está escrito em nosso Guia de Escrita e Estilo, um material feito pela Área de Comunicação e disponível a todas as pessoas da empresa.

Para concretizar este propósito, usamos a comunicação como ferramenta de reflexão, ou seja, exprimimos nela os valores da nossa cultura e que dizem respeito tanto ao nosso cotidiano, quanto ao que acreditamos ser importante para a sociedade, como diálogo, igualdade, diversidade e inclusão.

Leia também: O que é diversidade?  

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Nas palavras da Giuliana Wolf, líder da Área de Comunicação da Caiena, “além de escrever direito, precisamos escrever sobre as coisas certas”. E, para isso, é necessário planejamento. Por isso, separamos um momento para entender quais datas e causas relevantes expressam nossa cultura e podem ser trabalhadas ao longo do ano. As decisões se desdobram em ações, ora práticas, ora teóricas.

Quando se trata de produção de conteúdo, é importante que não só o tema seja reflexivo, mas a linguagem também. Fazemos isso de diversas maneiras, por exemplo: usamos linguagem livre de gênero – evitamos termos binários e, na necessidade de utilizá-los, adicionamos a variação para o feminino –, e mencionamos situações de deficiência e quadros patológicos de maneira contextualizada e informativa. E como fonte interna de pesquisa, temos o Glossário de Termos para Consulta Rápida. Nele, é possível ver as palavras mais adequadas para se referir a cada situação, além de regras gramaticais mais usuais.

Uma possibilidade para gerar conexões mais fortes com as pessoas é formatar a comunicação interna o máximo possível para que ela seja uma conversa. Na Caiena, o e-mail, o usuário da comunicação no Slack e a TV Corporativa têm tons diferentes, adequados às características dos canais, sem se perderem da nossa voz.

A voz da Caiena, por sua vez, tem diversos preceitos, como o de que a comunicação deve ter clareza e promover entendimento. Além disso, outras características que nos definem são: ter autoridade e confiança, sem ser arrogante, ser específica nas tecnicidades, mas abrangente nos temas, ser experiente, mas sem se importar com a idade, e ser generosa, com ânimo para ensinar e compartilhar experiência.

É importante, também, se aproximar das pessoas com quem você fala por meio de uma linguagem amigável. Para isso, você pode marcar a sua presença e a da outra pessoa no texto, se dirigindo diretamente a ela no conteúdo. Outra maneira é ser porta-voz de convites, sem dureza ou abuso dos imperativos. Aqui, adicionamos esses padrões ao fato de nos comunicarmos com flexibilidade, ou seja, nos adequando a cada situação, com informalidade, mas sem descuidos, e com entusiasmo, mas sem incoerência.

Nós incorporamos muito do vocabulário e gírias das pessoas que trabalham na empresa aos conteúdos que criamos. Este é um exemplo prático de como a linguagem amigável pode ser usada para gerar conexões. No momento que criamos a TV Corporativa, por exemplo, adotamos, ainda, o humor como estratégia de aproximação – quem não gosta de se divertir com os conteúdos que consome, não é mesmo?

Para entender se você está no caminho certo no processo de comunicação – e até mesmo para que ela seja, de fato, uma conversa –, é preciso ter a resposta das pessoas com quem interage.

Você pode ter maneiras oficiais para recolher feedbacks, como as pesquisas. Mas também é muito importante que você ofereça maneiras mais informais para as pessoas darem sua opinião ou desenvolverem os conteúdos – convidando-as a responder e-mails, a mandar mensagens no canal de bate-papo da empresa e, principalmente, conversando com elas no cotidiano.

Unindo as opções e tornando o processo cíclico, é possível mensurar resultados, agregar valor à comunicação interna, e ter combustível para produzir conteúdos com os quais as pessoas realmente se identificam.

Se você gostou desse conteúdo, conheça mais sobre nossa cultura de confiança e sobre as nossas oportunidades. Quem sabe você participe de um onboarding remoto conosco em breve?