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Preparamos 7 dicas de produtividade que vão te ajudar a cumprir metas e a ter mais tempo livre para investir em você
Estamos sempre procurando métodos para aumentar nossa produtividade tanto no trabalho quanto nas tarefas pessoais. Essa busca não vem apenas da necessidade de entregar mais resultados, mas da vontade de ter mais tempo livre para gastar consigo mesmo, com a família, os amigos e o lazer.
Transferir os compromissos da cabeça para o "papel" continua sendo uma boa dica de produtividade?
Anotar cada atividade pode parecer mais um compromisso no seu dia já cheio, mas manter uma agenda, um planner ou uma lista de tarefas – seja de papel, seja digital – pode melhorar tanto sua organização e produtividade quanto as suas horas de descanso.
Uma infinidade de ferramentas podem ser utilizadas com esse objetivo – Google Agenda, Trello, Todoist, agendas tradicionais e planners, só para citar algumas. Mas o que realmente importa é a forma como você as utiliza e como lida com seus compromissos. É nisso que as dicas de produtividade abaixo vão te ajudar
Leia também: 4 leituras sobre design thinking para quem está começando.
Dicas de produtividade
1) Diferencie as tarefas urgentes das tarefas importantes
Sempre que possível, organize suas prioridades primeiro pelo critério de importância para o projeto e, só depois, pelo prazo. Tarefas urgentes são aquelas cujo prazo de finalização é iminente. Tarefas importantes são aquelas que agregam valor ao projeto (seja pessoal ou profissional) e que são indispensáveis para seu desenvolvimento. Muitas vezes, deixamos tarefas realmente importantes para a última hora porque estamos ocupados apagando incêndios que, na verdade, não estão queimando nada.
2) Termine um dia de trabalho organizando o próximo
Não perca mais o sono repassando as atividades do dia seguinte. Quando você transfere seus compromissos para o "papel", e tem confiança nesse processo, se livra da responsabilidade de lembrar tudo o que precisa ser feito nos próximos dias. Por isso, o ideal é terminar um dia de trabalho deixando o dia seguinte já planejado. Assim, fica um pouco mais fácil usufruir do merecido descanso e, na próxima manhã, você ganha aqueles 20 minutos que costumava gastar definindo por onde começaria o dia.
3) Desdobre atividades longas em tarefas menores
Ao invés de anotar uma tarefa enorme, que vai demorar semanas para ser concluída, quebre-a em pequenas atividades que podem ser finalizadas em pouco tempo. Com isso, além da missão ficar menos assustadora, a sensação de concluir etapas e riscar itens da lista gera motivação para continuar o trabalho.
4) Acrescente na lista todos os imprevistos e novas tarefas que surgem durante o dia
É muito comum que durante o expediente sejamos surpreendidos por imprevistos – que podem ser desde uma solicitação imediata do cliente até uma demanda urgente que vem de outro projeto ou departamento. Anotar todas essas tarefas que surgem e são resolvidas no mesmo dia é importante para evitar aquela sensação de que o trabalho não rendeu porque você não concluiu tudo que estava previsto.
5) Não apague ou delete os itens finalizados
Ao invés de apagar ou deletar o que já foi feito, apenas risque ou classifique os itens como "concluídos". Essa também é uma forma de driblar aquela sensação de improdutividade que muitas vezes sentimos no final do dia.
6) Saiba em que está realmente gastando seu tempo
Analisar a própria agenda (planner, lista de tarefas ou qualquer ferramenta do tipo) é uma ótima maneira de entender melhor quais atividades estão tomando mais seu tempo, a que você está mais dedicado e o que está ficando para trás. Entender como seus dias funcionam é essencial para encontrar maneiras de torná-los mais produtivos.
7) Não tente fazer tudo de uma vez
Dentro do possível no contexto do trabalho, não estipule mais atividades para fazer em um dia do que você consegue ou realmente precisa realizar. A sensação de não cumprir o objetivo pode gerar frustração e diminuir a energia disponível para o trabalho. Fazer mais do que o planejado, por outro lado, aumenta a motivação, a autoestima e a autoconfiança.
Todas essas dicas são gerais e podem – devem! – ser adaptadas para o contexto de cada um. Quando o assunto é produtividade, o primeiro passo é se conhecer, testar métodos e identificar aquilo que realmente funciona para você.
