eSocial: um panorama após a obrigatoriedade

Quem poderia imaginar que uma criação de apenas sete letras poderia ser fundamental no vocabulário da inovação brasileira. Estamos falando do eSocial, um apelido para o nome completo do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

O eSocial permite hoje que empregadores se comuniquem com o Governo Federal de forma unificada. Neste sistema, são compartilhadas todas as informações referentes aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

A implantação do eSocial tem como objetivo reduzir burocracias, agilizar processos e aumentar a transparência e segurança das operações, beneficiando pessoas de todas as pontas das atividades fiscais, tributárias e previdenciárias. Segundo o Governo Federal, o eSocial abrange mais de 40 milhões de trabalhadores, oito milhões de empresas, e 80 mil escritórios de contabilidade.

Para essa implementação acontecer no país, foram investidos cerca de R$100 milhões, aplicados principalmente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da plataforma. O eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014, mas tornou-se obrigatório a partir de 2018. Sabe o que mudou desde então? É sobre os impacto dessa tecnologia no poder público e na sociedade brasileira que vamos falar neste conteúdo do Blog da Caiena.

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• Para relembrar: o que é o eSocial
• Os impactos e desafios do eSocial hoje
• Tirando do papel
• Novidades do eSocial em 2024

Se você não tem muita familiaridade com o eSocial, aqui está a explicação completa sobre este sistema. A tecnologia foi criada pelo Governo Federal para modernizar e aperfeiçoar os registros de empregadores e trabalhadores. Com a solução, é possível gerenciar em um só ambiente digital diversos dados, que são fornecidos por diversos órgãos. Entre esses órgãos estão a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal e o Ministério do Trabalho.

Portanto, o eSocial atende ao gerenciamento de dados trabalhistas, previdenciários e fiscais, integrando todas essas informações. Um dos principais objetivos da iniciativa é, além de apoiar a transformação digital, melhorar a fiscalização e auditoria de processos, quando houver, e garantir a segurança dos dados. Vale lembrar que a não adequação a esse sistema é cabível de penalidades previstas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Um baú de tesouros: foi assim que o auditor da Receita Federal Luciano M. Silva definiu o eSocial na live "eSocial para os Órgão Públicos: Pontos de Atenção". O encontro virtual fez parte da 1ª Semana do eSocial, transmitida pela Escola Nacional da Inspeção do Trabalho. Neste caso, a riqueza a que se refere o especialista são as informações disponíveis no sistema. 

"Muito além de um sistema para cobrança de impostos, [o eSocial] é um sistema de informações. É como um baú de tesouro, de informações e dados [usados] para a construção de políticas das mais diversas, e de diversas categorias, relacionadas ao trabalho, que podem ser trabalhadas das mais diversas formas”.

^{Luciano M. Silva na live  "eSocial para os Órgão Públicos: Pontos de Atenção".}

Porém, encontrar um baú de tesouros nunca foi fácil, e além disso existem pedras nos caminhos de órgãos públicos que ainda não conseguiram resolver algumas questões para aderir ao eSocial. Segundo Silva, entre as principais causas desse problema estão pontos relacionados a conhecimentos técnicos e orçamentários para o desenvolvimento de softwares de mensageria que atendam às especificações. 

Ele ainda ressaltou a escassez de profissionais qualificados no mercado de trabalho, tanto para desenvolver tecnologias, quanto para atuar em saúde e segurança do trabalho (SST). O auditor observou que vê muitos órgãos públicos com dificuldades ao integrar as folhas de pagamento, principalmente os grandes entes federativos. Para completar, quando surgem problemas da funcionalidade, Silva conta que muitos servidores não conseguem resolvê-los devido à falta de entendimento sobre o eSocial.

A não adequação ao sistema pode até parecer algo distante da realidade de quem não está inserido no dia a dia de órgãos públicos. Porém, o e-Social está mais presente do que imaginamos, e impacta diretamente nossas vidas, de familiares e colegas. 

Quer um exemplo? Pense nessa situação: uma pessoa que se dedicou a uma longa carreira na vida pública vai ao INSS para solicitar a sua aposentadoria. Porém, neste dia, mesmo atendendo a todos os requisitos, não consegue ter acesso ao benefício porque o órgão público responsável por transmitir as informações ao eSocial ainda não entregou todos os dados que deveria para a solicitação. 

Infelizmente, essas queixas são mais comuns do que imaginamos, como foi compartilhado pelo auditor fiscal da receita federal Samuel Kruger, na live "Novidades no Ecossistema eSocial", também realizada durante a 1ª Semana do eSocial. O governo está atento a isso, tanto é que em 2024 ano a Receita Federal emitiu um comunicado para alertar estados e municípios que ainda não estão respeitando prazos e obrigações relacionadas ao eSocial, conforme noticiado pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).

"Nesses casos, os trabalhadores são prejudicados, pois o INSS não recebe os seus dados de forma individualizada, o que inviabiliza o acesso aos benefícios trabalhistas e previdenciários a que teriam direito. A Receita Federal tem aprofundado diálogo e articulações com entidades como o Comsefaz, secretarias Estaduais de Fazenda e Administração, além dos governadores, com foco no esclarecimento sobre a importância do correto cumprimento das regras do sistema eSocial aplicáveis aos seus trabalhadores vinculados ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS)”.

^{Publicação da Receita Federal, de 22 de abril de 2024.}

Usamos a expressão "tirar do papel" quando transformamos uma ideia em realidade. Mas, no caso da implementação do eSocial, ela pode ser empregada em sua forma literal mesmo: com essa implementação, muitos processos manuais, antes dependentes de arquivos físicos, em papel, tornam-se digitais. 

Desta forma, a conferência de arquivos ocorre de forma totalmente digital, o que possibilita que as consultas a dados necessários, bem como os registros, sejam mais ágeis e seguros. A implantação também corrobora com uma fiscalização mais eficaz, uma vez que os documentos seguem padrões que tornam as inconsistências mais visíveis.

Nossa consultoria de transformação digital está acompanhando isso no desenvolvimento do novo Sistema de Informação para a Gestão de Recursos Humanos e Folha de Pagamento do Estado da Paraíba, projeto que chamamos de Novo SRH. Essa tecnologia surgiu para atualizar a plataforma anterior, que foi criada na década de 1980, pelos próprios servidores da Secretaria de Administração (SEAD).

Desde então, os processos referentes à gestão de recursos humanos do Estado da Paraíba envolviam muitos documentos impressos, e ocorriam de forma descentralizada. Imagine o desafio de garantir consistência ao gerar uma folha de pagamento com informações sobre mais de 85 mil servidores, ativos e inativos, da administração direta e indireta nesse contexto? Essa é uma tarefa que não pode ser subestimada. 

A consultoria de transformação digital da Caiena se juntou ao Governo da Paraíba para criar um novo sistema para o estado, possibilitando aumentar sua capacidade de gestão, dispondo de ferramentas e funcionalidades específicas, desenvolvidas para suprir as demandas da administração pública atual. Para completar, sua implantação permite que todas as informações dos servidores sejam reunidas em uma só plataforma, que está integrada ao eSocial.

Segundo a plataforma eSocial, a implementação do eSocial foi iniciada em 8 de janeiro de 2018. Desde então, todas as informações compartilhadas no sistema são consideradas de caráter declaratório. Assim, o eSocial tornou-se "um instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes e que não tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento", define o Governo Federal.

Em 2023, com a chegada da última fase do eSocial, que contemplou o envio dos dados de segurança e saúde no trabalho (SST), seu uso passou a ser completamente obrigatório. Desde então, ainda houve mudanças significativas no sistema, como as listadas pelo portal Contábeis, que aconteceram em 2024.

Outra importante atualização recente do eSocial foi o processo de integração que agora permite que todos os eventos transmitidos dos trabalhadores sejam compartilhados com o FGTS Digital. 

Essas são só algumas das novidades do eSocial para 2024. Todas as atualizações são divulgadas oficialmente na área de Notícias do site do eSocial. Além disso, em junho de 2024, foi aprovado o novo layout do eSocial versão S-1.3. Importante destacar que a nova versão finaliza os ajustes necessários para a substituição da DIRF. Também foi publicada a versão do Manual de Orientação do eSocial – MOS versão S-1.3.

Gostou desse panorama sobre o eSocial após a obrigatoriedade? Então talvez você também se interesse em conhecer cases e resultados de projetos da Caiena que mostram como os investimentos em transformação digital impactam positivamente o setor público, dos cidadãos aos servidores públicos. Eles estão no e-book gratuito “Estados e Inovação”, disponível para download aqui. Fica a dica para complementar sua leitura!