Como fazer a gestão de expectativas em projetos ágeis

Talentos da Caiena compartilham estratégias para a gestão de expectativas em projetos ágeis

Projetos ágeis são mais abertos a mudanças de contexto, envolvem entregas contínuas e se moldam de acordo com feedbacks – o que gera eficácia, economia e transparência em seus processos. Mas, nesse contexto, o líder se vê no papel de gerir as expectativas do cliente, das equipes e a sua própria. Como administrar essas expectativas e garantir o máximo de tranquilidade e confiança possível para todos os envolvidos?

Os talentos da Caiena que atuam no gerenciamento de projetos têm uma resposta unânime: comunicação. Como colocou o Murillo, gestor no projeto Conviva Educação, "a melhor forma de controlar expectativas é por meio de comunicação e alinhamentos. Acredito que podemos otimizar muito os resultados e valores quando temos uma comunicação objetiva, sincera e ativa."

Mas para ser realmente efetiva, a comunicação precisa seguir algumas diretrizes – que devem ser adaptadas de acordo com as especificidades de cada projeto. As estratégias abaixo, que são, de alguma forma, utilizadas em todos os nossos projetos, vão te ajudar na gestão de expectativas em um contexto ágil.

Gestão de Expectativas com Comunicação Constante e Estruturada

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• Construa a visão do projeto de forma conjunta, com participação do cliente e da equipe técnica. Isso é fundamental para que todos compreendam os objetivos e possam criar e listar juntos as principais atividades para atingi-los;

• Estabeleça reuniões com frequência fixa (mensais, por exemplo) desde a fase inicial do projeto. No contexto das metodologias ágeis, elas costumam marcar o final de um ciclo de trabalho, que chamamos de sprint, e o início do próximo;

• Sempre reitere o objetivo de cada sprint (ciclo de trabalho) e sua função em relação ao projeto como um todo para garantir que todos tenham clareza da importância do que está sendo executado e de onde espera-se chegar;

• Retome também o que foi entregue no sprint anterior;

• Faça com que as tarefas se tornem evidentes, inclusive aquelas que não se materializam em uma funcionalidade palpável ou testável, mas que são essenciais para o desenvolvimento do produto ou serviço sendo prestado. Isso ajuda todos a terem mais clareza sobre em que a equipe está investindo seu tempo;

• Demonstre como a entrega sendo feita naquele ciclo de trabalho aproxima o projeto de seu objetivo final. Utilize artefatos que facilitem a visualização desse processo, como diagramas, mapa de dependências e gráficos;

• Garanta que o ambiente seja propício à colocação de dúvidas e preocupações em relação ao projeto. O que define isso, em grande medida, é a postura adotada: paciência, clareza na exposição de ideias, transparência e colaboratividade são características essenciais para um bom gestor;

• Sempre que surgirem demandas não mapeadas, reflita junto ao cliente se elas entregam real valor para o objetivo principal do projeto e se aquele é o momento de priorizá-las, sempre considerando seu impacto para as demais atividades planejadas;

• Ao final, sempre elenque quais tarefas ficaram definidas para o próximo ciclo de trabalho;

• Estabeleça um canal aberto de comunicação constante entre equipe e clientes. Pode ser o e-mail, Slack, plataformas como Jira, Google Drive e até WhatsApp – o importante é que seja acessível a todos e que o cliente se sinta confortável utilizando.

Aplique essas diretrizes em seus projetos e nos conte os resultados! Ah, e se tiver outras estratégias para gestão de expectativas, compartilhe-as conosco pelas redes sociais!

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Este texto foi escrito colaborativamente por Joyce Romano, Karina Sanitá, Murillo de Jesus e Otávio Farah.