Como preservar arquivos digitais hoje

Da Pedra Roseta à criptografia: a preservação de dados está em constante evolução. Afinal, as próximas gerações precisam de informações para extrair insights que contribuam com ações para um futuro melhor.

Hoje, é muito mais fácil e rápido documentar e acessar diversos arquivos. Isso pode ser feito em poucos cliques, em todo lugar, a todo momento, contanto que haja conectividade. Todavia, a preservação de arquivos digitais também é ameaçada por novos riscos. Já parou para pensar que, por uma distração, ao clicar em um “delete”, você pode perder arquivos valiosos? 

Ainda é preciso lidar com outros impedimentos ao preservar arquivos digitais, que podem estar associados às instabilidades nos equipamentos ou ambientes onde estão salvos, ou aos ataques de cibercriminosos, por exemplo. 

Mas, assim como citamos no começo, a preservação de arquivos segue acompanhando o desenvolvimento da sociedade. Pensando nisso, apresentamos tecnologias e boas práticas aliadas de quem deseja vida longa às informações armazenadas de forma digital. Para completar, apresentamos um exemplo de como contribuímos para isso, por meio da nossa consultoria Caiena SEED.

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• Desafios e soluções da preservação de arquivos digitais
• Preservando arquivos “no céu e na terra”
• Dicas para preservar arquivos digitais

Com o passar do tempo, muitas tecnologias para a preservação de arquivos digitais foram criadas, usadas e descartadas. Somente entre as décadas de 1980 e 2000, podemos lembrar de soluções como os disquetes, CDs, DVDs, discos rígidos, SSDs, entre outras usadas para o armazenamento de informações. O fato é que, até mesmo as soluções em nuvem podem estar vulneráveis à falhas que comprometem a forma de preservar esses dados.

Um exemplo desse desafio foi compartilhado pela empresa Iron Mountain, especializada em armazenamento e arquivamento de indústria musical. Recentemente, a empresa trouxe a público a dificuldade de que um quinto dos discos rígidos da década de 1990 apresentavam problemas para leitura, ou seja, eram ilegíveis. Sendo assim, há o risco de muitas gravações dessa década serem perdidas por conta disso. Já imaginou o registro original da sua música preferida sumir do mundo por conta disso?

Os discos rígidos ganharam popularidade em relação à fita magnética no meio audiovisual, porque as fitas se deterioravam com mais facilidade. Todavia, eles também têm seus problemas de arquivamento, pois não teriam sido projetados para uso a longo prazo. Segundo explicação da Iron Mountain, quase nunca é possível desacoplar os discos magnéticos do hardware de leitura interno, de modo que, quando um deles falha, toda a unidade é impactada.

Nem a preservação de arquivos digitais na nuvem está livre de riscos. E é importante trazermos essa questão aqui. Segundo a pesquisa do Synergy Research Group, o Brasil está entre os cinco países com o maior crescimento de consumo de computação em nuvem do mundo.

De acordo com orientações do Google Cloud, a preservação de arquivos digitais em nuvem inclui práticas como a implementação de políticas, processos e tecnologias que ofereçam suporte à conformidade regulatória e forneçam controle sobre privacidade, acesso e autenticação para os usuários e dispositivos. Vale ressaltar que a implementação da segurança da computação em nuvem é uma responsabilidade compartilhada entre o provedor e seu contratante.

Em “terra”, a conservação de arquivos físicos também tem sido beneficiada por soluções digitais. Um exemplo disso é que, em 2024, o Arquivo Nacional e a Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social (Dataprev) anunciaram um acordo para preservar digitalmente documentos por meio de um modelo sustentável e estruturado. 

Para ter uma melhor noção do impacto dessa iniciativa, é importante saber que somente o Arquivo Nacional conta com 1086 fundos documentais. Nestes fundos, estão inclusos 48 mil metros lineares de documentos textuais, mais de dois milhões de itens iconográficos e 40 mil itens audiovisuais.

Segundo o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, responsável pelos órgãos, a ação "inclui a digitalização e disponibilização de documentos nos diferentes formatos hoje presentes no acervo do Arquivo, incluindo textuais, audiovisuais e iconográficos". 

Indo além da possibilidade de cópia ou escaneamento, as tecnologias de inteligência artificial também já estão sendo usadas para facilitar arquivamentos em museus e bibliotecas, conforme explicado em webinar da Rede Cariniana - Rede Brasileira de Serviços de Preservação Digital.

Outro exemplo de tecnologia para preservação de arquivos digitais é a Enciclopédia Itaú Cultural, projeto do Itaú Cultural que conta com contribuições da Caiena.

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Não é segredo para ninguém que a melhor solução na preservação de arquivos, sejam digitais ou físicos, é ter uma cópia deste documento. O bom e velho backup não deve ser esquecido, pois a prática possibilita ter acesso ao conteúdo caso o ambiente ou dispositivo em que esteja salvo seja corrompido.

Em artigo para o The New York Times, a colunista Brittney Ho apresentou três dicas importantes para uma preservação eficiente dos arquivos digitais, baseadas em consultas com especialistas. O primeiro conselho é fazer backup dos smartphones. Muitos dispositivos já fazem isso automaticamente, transportando cópias de fotos, vídeos e outros documentos quando estão conectados. Portanto, verifique se essa função está ativada no seu aparelho.

O segundo conselho trata especificamente do armazenamento de fotos, tipo de mídia mais comum armazenada hoje nos dispositivos. Fazer uma limpeza regular na biblioteca permite ter mais noção do que você já tem ou não guardado. E, novamente, crie cópias e ative o armazenamento em nuvem.

Para completar, para preservar arquivos digitais de maior importância, o armazenamento em nuvem não é suficiente. Então, salve-os em mais locais, como em discos rígidos ou em outros dispositivos. Você pode, no caso de documentos pessoais, optar pelo arquivamento das cópias em ambientes digitais além da sua residência.

Concluindo, esperamos que as tecnologias e práticas apresentadas aqui sejam aliadas da forma como você proporcionará vida longa às informações armazenadas de forma digital.