Como adaptar o RH para lidar com a pandemia

O trabalho remoto é visto, mais do que nunca, como um privilégio: no atual contexto, ele representa a possibilidade de manter-se seguro e, ao mesmo tempo, financeiramente estável.

No entanto, não podemos tratar o trabalho durante o isolamento social como um regime de home office normal – a situação é excepcional e, por isso, a postura das empresas também deve ser.

Abaixo, descrevemos as principais ações e mudanças da Área de Pessoas da Caiena para apoiar nossos talentos durante esse período. Muitas delas podem ser replicadas nas mais variadas empresas para a manutenção da saúde mental, física e financeira de seus colaboradores.

Conteúdo:

• 1. O contexto da Caiena
• 2. Mudanças nos processos administrativos
• > Adequação de processos legais para o meio digital
• > Seleção e contratação
• > Sistema de ponto 100% digital
• 3. Ações voltadas ao bem-estar dos talentos
• > Apoio psicológico gratuito
• > Apoio jurídico gratuito
• > Flexibilização mensal de benefícios
• 4. Colaboração com a comunicação interna
• 5. Conclusão

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O contexto da Caiena

Na Caiena, a possibilidade de trabalho remoto já é uma realidade há bastante tempo. Por isso, quando decidimos interromper as atividades no escritório e colocar todos os talentos em home office – antes mesmo da ação ser obrigatória –, já possuíamos uma cultura e estrutura de trabalho que facilitaram a transição.

No entanto, rapidamente percebemos que a situação iria se estender por mais tempo do que o imaginado, e que fatores excepcionais ligados à pandemia exigiam uma postura muito mais participativa: primeiro, para garantir o bem-estar dos profissionais e, segundo, para manter-se funcionando da melhor forma possível.

Essas foram as principais adaptações realizadas na empresa com esse objetivo:

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Mudanças em processos administrativos

Adequação de processos legais para o meio digital

Manter uma empresa funcionando exige uma série de processos administrativos, e boa parte deles demanda assinaturas. Férias, fechamento de espelho de ponto, novos contratos, mudanças de cargos… não é possível simplesmente suspender a realização dessas atividades até tudo “voltar ao normal”. Atualmente, todos esses processos acontecem digitalmente, por meio da assinatura digital e até de confirmações realizadas por e-mail.

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Seleção e contratação

Realizamos recentemente dois processos de recrutamento, seleção e contratação completamente remotos, desde os testes e entrevistas até assinaturas de contrato e onboarding.

Com a utilização da carteira de trabalho digital, dispensamos a necessidade de documentos físicos ou encontros presenciais, e todas as atualizações relacionadas a contratos de trabalho feitas pela empresa ficam disponíveis em no máximo 24h para o talento.

Já para o onboarding remoto, criamos novas etapas e materiais exclusivos para essa situação. Detalhamos o processo neste texto.

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Sistema de ponto 100% digital (pressit)

Na Caiena, já utilizávamos um sistema de marcação de horas completamente digital e online. Com a obrigatoriedade do trabalho remoto, percebemos que a familiaridade com a plataforma foi uma grande vantagem, tanto para os talentos quanto para as lideranças e o RH.

Aqui, utilizamos uma plataforma chamada Pressit, que une gestão de horas, do engajamento e do humor. Cada talento marca o início e o encerramento do seu trabalho, o projeto no qual está atuando e o estado emocional com o qual se identifica naquele momento. Os líderes e a área de pessoas podem gerar relatórios completos para acompanhar o trabalho e engajamento dos times e dos indivíduos.

Leia também: Gestão comportamental e autoconhecimento no trabalho

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Ações para bem-estar dos talentos

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Flexibilização mensal dos benefícios

Cada um de nossos talentos possui um valor em benefícios que pode distribuir entre opções como plano de saúde, vale refeição, vale alimentação, vale combustível, vale cultura e outros. Até então, os profissionais podiam alterar essa distribuição a cada quatro meses. Mas, com a mudança drástica de rotina causada pelo isolamento, a alteração passou a ser mensal.

No começo de cada mês, a Área de Pessoas consulta cada um dos talentos sobre a distribuição, e todos que desejam alterá-la conseguem fazê-lo apenas respondendo ao e-mail com a nova configuração desejada. Assim, cada um tem maior autonomia e tranquilidade para se adequar às mudanças com gastos diários.

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Apoio psicológico

Desde o início do trabalho remoto obrigatório, a Área de Pessoas passou a contatar semanalmente os talentos, colocando-se à disposição para conversar e apoiar em qualquer necessidade advinda da situação atual.

Atualmente, um psicólogo que é parte do nosso time está acompanhando gratuitamente tanto talentos quanto seus familiares que demonstraram o desejo de contar com esse tipo de apoio.

Além do contato individual, a área intensificou suas conversas com as lideranças de todas as equipes, para entender como anda o bem-estar e o engajamento dos talentos e oferecer ferramentas e soluções para cada caso específico.

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Apoio jurídico

Sabemos que a vida financeira de muitas pessoas foi abalada pela pandemia. Por mais que a Caiena não tenha realizado cortes, possíveis mudanças na vida profissional de outros membros da família podem afetar nossos talentos.

Por isso, disponibilizamos apoio jurídico gratuito para aqueles que precisam, por exemplo, negociar o valor de seus aluguéis, ou lidar com qualquer outra questão que possa se beneficiar da intermediação ou do aconselhamento de um(a) advogado(a).

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Suspensão do Programa de Avaliação de Desempenho

Optamos por suspender temporariamente nosso Programa de Avaliação de Desempenho. O objetivo é evitar a criação de qualquer pressão ou ansiedade desnecessária nos profissionais.

Com todas as mudanças provocadas pela pandemia, e sem uma data para a retomada das atividades no escritório, entendemos que todos, desde os líderes até cada um dos talentos, precisam de tempo para se adaptar ao atual regime de trabalho e à atual situação do mundo, antes de traçar objetivos profissionais, coletivos ou individuais, para os próximos meses.

A Área de Pessoas já está estudando o novo cenário e trabalhando para criar um formato de avaliação que seja coerente à realidade atual e que funcione remotamente.

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Ações conjuntas com comunicação interna

Comunicação interna e Área de Pessoas são complementares: o trabalho de uma depende, em grande medida, do trabalho da outra. Durante o isolamento social, a colaboração é ainda mais importante.

Continuamos a comunicar todas as mudanças de legislação que possam impactar os talentos ou a empresa, e todas as decisões tomadas a partir disso – a transparência se torna ainda mais importante em um momento de instabilidade como o atual.

Além disso, RH e Comunicação estão trabalhando juntos para criar ações e conteúdos relacionados à cultura da empresa, que ajudem os talentos a se sentirem parte daquele ambiente, mesmo fora do escritório.  

Como parte desse trabalho, convidamos todos a contarem em nossos canais de comunicação o que têm feito em casa durante o isolamento. As fotos abaixo foram enviadas por eles.

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Conclusão

As empresas precisam se conscientizar de que uma mudança tão grande na vida e na dinâmica de trabalho pode afetar o engajamento, o bem-estar e o rendimento de seus talentos. Por isso, não deve enxergar o momento atual como uma situação de trabalho remoto usual.

Para passar por essa situação da melhor forma possível, é preciso adotar uma postura participativa e proativa no apoio aos seus colaboradores, e estar sinceramente aberto a ouvir suas necessidades.

Você conhece outras ações que podem ajudar empresas e profissionais durante a pandemia? Compartilhe com a gente nos comentários ou nas redes sociais!

E se quiser saber mais sobre a Área de Pessoas da Caiena, entre em contato com o João Paulo, líder da área, pelo LinkedIn.