Vantagens e recursos essenciais de um software de gestão de fornecedores

Recentemente, compartilhamos aqui no Blog da Caiena algumas dicas de como atualizar a gestão de fornecedores com tecnologia. Hoje, continuamos essa conversa abordando uma solução específica que pode agregar muito às atividades: o software de gestão de compras.

Além de modernizar os processos, um software para compras possui recursos que otimizam o gerenciamento e integração necessárias para colocar em prática uma cadeia produtiva. 

E isso vale para todos os setores do mercado, porque o software para gestão de compras ajuda a acompanhar quesitos como matéria-prima, suprimentos e produtos intermediários usados em diversos negócios.

O software de gestão de compras também possibilita realizar as atividades com mais agilidade e segurança, colaborando com a qualidade da seleção das fontes de suprimento, do registro de informações sobre precificação dos produtos e serviços, das ordens de compras, documentações e outras demandas. 

Sendo assim, a presença de um software para compras na gestão reflete em um melhor histórico das atividades e no melhor relacionamento com os fornecedores. Continue com a leitura para entender mais sobre suas vantagens e os recursos essenciais que essa tecnologia oferece para a gestão de fornecedores. Navegue pelo conteúdo:

• Vantagens de um software de gestão de fornecedores
• Recursos essenciais de um software de gestão de fornecedores

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Conforme já explicamos aqui no Blog da Caiena, um software para gestão de fornecedores é uma tecnologia fundamental para quem quer trabalhar com compras e outras etapas da cadeia produtiva com mais agilidade e sem deixar a qualidade de lado. 

Para começar, essa solução possibilita a automação de diversas tarefas. Sendo assim, as pessoas gestoras de compras conseguem dedicar mais tempo a outras atividades que exigem mais atenção. Essa é uma grande vantagem nos dias de hoje, uma vez que vivemos inseridos em uma cultura do imediatismo.

Como consequência disso, surge uma inquietação por resolver todas as questões no agora, ou seja, “para ontem”. Se você deseja saber mais sobre a relação das pessoas e o tempo nos dias atuais, indicamos a leitura da Newsletter da Caiena sobre imediatismo. 

Neste sentido, um software para compras ajuda a organizar as prioridades e a trabalhar de forma mais produtiva e tranquila, contribuindo com a qualidade e bem-estar da organização. 

Além da otimização da gestão de tempo, outra importante vantagem obtida com a implementação de um software de gestão de fornecedores é a possibilidade da criação de um histórico sobre as operações, que poderá ser acessado digitalmente e a todo momento. Isso facilita a consulta e as futuras negociações, por exemplo. 

Com informações em mãos onde e quando quiser, fica mais fácil realizar uma tomada de decisão mais assertiva. A facilidade no registro e na gestão dos dados também reflete em mais transparência, uma vez que todas as informações dos processos ficam disponíveis para todas as pessoas com acesso. 

Para completar, o software de gestão de compras contribui com uma melhor organização das atividades. Alguns permitem uma melhor visualização dos dados por meio de elementos gráficos que otimizam a navegação.

Hoje, os softwares de gestão de fornecedores possuem recursos que possibilitam um melhor contato e gerenciamento das operações em negócios diversos. Listamos aqui alguns deles, baseados na experiência da Caiena, para você conhecer ao escolher a tecnologia que melhor atenda suas necessidades.

Navegação

Os softwares para gestão de fornecedores atuais são desenvolvidos para atender às necessidades dos negócios de forma simples. Isso significa que a maioria possui recursos de fácil usabilidade, o que permite que muitas pessoas, até mesmo as que não têm tanta afinidade com tecnologia, possam usá-lo sem dificuldades. Porque, cada vez mais, a experiência do usuário é prioritária no desenvolvimento de softwares, incluindo os de gestão de compras, visando suprir as necessidades diversas.

Um exemplo disso está no Sistema Gestão de Manutenção e Fornecedores (GMF), que a Caiena desenvolveu para a Movida - Aluguel de Carros. A empresa é uma das maiores do segmento no país e tinha como desafio lidar com fornecedores para manter uma frota de automóveis para locação com as manutenções de cada veículo.

Este software de gestão foi criado visando atender às necessidades diárias da equipe da Movida. Por isso, sua interface foi elaborada com recursos visualmente leves, inspirados em uma folha de relatório impressa, em que há apenas o título da sessão e a informação principal necessária. Esta escolha evita que o usuário tenha sua atenção desviada por elementos secundários. Assim, construímos uma ferramenta direta, visualmente limpa e que não se soma às demais complexidades da rotina de trabalho. 

Para completar, esta tecnologia foi baseada em regras de design que mantém a consistência visual, seguindo uma paleta de cores de acordo com a  marca Movida, e com recursos baseados em uma grande porcentagem do sistema que seguem a seguinte regra: se há algum conteúdo clicável, ele está na cor laranja usada pela empresa (botões, abas, hovers etc.), com poucas exceções. 

Por fim, foram feitas várias adaptações de usabilidade para a equipe da Movida trabalhar com o software na gestão de fornecedores da melhor forma possível. As listagens de conteúdo, por exemplo, estão no estilo de tabelas, aproximando-se do uso de Microsoft Excel, por facilitar a aprendizagem e adoção do novo sistema.

Automação

Anteriormente, explicamos aqui como os recursos de automação possibilitam que as pessoas trabalhem com uma melhor gestão do tempo e dos processos. Também para o Sistema Gestão de Manutenção e Fornecedores (GMF), desenvolvemos recursos que disparam ações de maneira automática e colaboram com isso. Desta forma, o momento em que há maior interação dos usuários é aquele em que o operador do software de gestão precisa complementar as informações sobre um fornecedor ou de uma loja da companhia, por meio do preenchimento de formulários. 

Para criar esses recursos de automação, princípios e componentes de design tradicionais de interface foram muito utilizados, como o sistema CRUD (Create, Read, Update and Delete) que compõe todos os formulários do sistema. Desta forma, vários desafios de exibição de dados foram superados na criação deste software de gestão de fornecedores para a Movida, possibilitando que as pessoas usuárias pudessem registrar, alterar e acompanhar os processos de forma rápida e simplificada.

‍Segurança

A segurança é essencial nos processos de compras. Portanto, um software de gestão de fornecedores precisa contar com recursos que agreguem confiabilidade nos processos. Uma forma de assegurar isso é, por exemplo, utilizando a tecnologia blockchain. Assim, todos os dados cadastrados no software de gestão serão registrados em seu estado original, sem possibilidade de edição ou alteração, garantindo confiabilidade ao sistema.

Aplicamos a tecnologia blockchain no desenvolvimento do SOL - Solução Online de Licitação. O aplicativo de compras foi criado para garantir que a verba pública destinada ao atendimento de comunidades vulneráveis, como associações e cooperativas da agricultura familiar, fosse aplicada com efetividade e segurança, vencendo limitações causadas pela localização dos grupos atendidos. 

A solução foi desenvolvida pela Caiena para organizações produtivas pertencentes aos programas Bahia Produtiva, mantido pelo Estado da Bahia, e Governo Cidadão, feito pelo Estado do Rio Grande do Norte, com financiamento do Banco Mundial. Assim, foi possível assegurar que as conexões entre gestores de compras e fornecedores, ainda que distantes, ocorressem com transparência e segurança, uma vez que o aplicativo também possui recursos que possibilitam o envio de propostas até a assinatura dos contratos de forma digitalizada.

Esperamos que as informações sobre vantagens e recursos essenciais de um software de gestão de fornecedores contribuam com a forma como a tecnologia se faz presente no seu dia a dia. Continue acompanhando o Blog da Caiena para saber mais!