Como escolher o software de gestão de compras

Continuando nossa conversa sobre gestão de fornecedores no Blog da Caiena, chegou o momento de entender como escolher o software de gestão de compras que melhor atenda às suas necessidades. A tomada de decisão deve ser baseada em muitos fatores, e listamos os principais deles aqui, para que esta tecnologia seja uma aliada para seus objetivos.

Existem muitas vantagens e recursos ao adotar um software para gestão de compras no dia a dia da cadeia de suprimentos. Essa solução contribui com a automação das tarefas e a otimização do tempo, eleva a produtividade e satisfação ao trabalhar, ajuda a organizar as prioridades e ainda possibilita a criação de históricos sobre as operações e os fornecedores, por exemplo.

Além disso, alguns softwares para compras possibilitam atualizar a gestão de fornecedores com uma melhor visualização dos dados, por meio de elementos gráficos que facilitam a navegação. E, para completar, seus recursos agregam mais segurança e transparência aos processos, uma vez que muitos recursos hoje são usados para garantir que informações não sejam manipuladas ou acessadas por pessoas indevidas.

Mas, em meio a tantas vantagens, é importante saber o que considerar na hora de escolher o melhor software de gestão de fornecedores. Conheça nessa leitura algumas orientações, baseada na experiência da Caiena com projetos do tipo, que vão te ajudar a realizar a melhor tomada de decisão. Navegue pelo conteúdo:

3 perguntas para orientar a escolha do software de gestão de compras

1. Como é a experiência do usuário ao utilizar essa tecnologia?

2. Como um software de compras garante a segurança das operações com fornecedores?

3. As ferramentas deste software de compras realmente atendem às necessidades do meu dia a dia?

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Listamos aqui no Blog da Caiena três perguntas essenciais para você responder ao avaliar qual o melhor software de gestão de compras para suas necessidades. Confira!

Um software de gestão de fornecedores deve ser uma tecnologia com usabilidade amigável, ou seja, que permita que pessoas com todos os níveis de letramento digital a usem sem dificuldade. Isso porque é uma ferramenta que visa simplificar os processos, e não complicar ainda mais. Então, ao escolher o seu software de gestão de compras, certifique-se que ele tem as ferramentas e recursos necessários para suprir as necessidades de quem o utilizará. 

Para isso, certifique-se de que o desenvolvimento deste software para compras foi baseado em testes com usuários. Temos como exemplo o sistema que criamos na Caiena para atender à equipe da empresa Movida - Aluguel de Carros, uma das maiores no mercado de locação do Brasil. Desenvolvemos o Sistema de Gestão de Manutenção e Fornecedores (GMF), que visava otimizar o acompanhamento e realização de manutenção da frota. 

Para a criação deste sistema, foram realizadas oficinas para mapeamento de processos e stakeholders. Os encontros envolveram as pessoas que eram responsáveis por solicitar a manutenção necessária para cada automóvel da Movida. Em seguida, foram aplicados princípios de usabilidade e experiência dos usuários para elaborar o design do sistema. E ao final, uma longa etapa de validação e testes aconteceu com usuários in loco, na operação do negócio.

Uma forma de certificar-se de que um software para gestão de fornecedores atende às suas necessidades de segurança da informação é verificando quais tecnologias ele utiliza para isso. Se esta solução contar com a tecnologia blockchain, por exemplo, todos os dados que serão cadastrados no software para compras serão registrados em seu estado original. Com isso, não existe a possibilidade de edição ou alteração, e a confiabilidade do sistema está garantida.

A tecnologia blockchain foi usada no SOL - Solução Online de Licitação, o primeiro aplicativo de licitações públicas brasileiro a utilizar a tecnologia blockchain. Ele foi desenvolvido pela Caiena para suprir as demandas de cooperativas dos Estados da Bahia e Rio Grande do Norte. Hoje, o SOL também está sendo usado pelo Estado da Paraíba. 

Além da blockchain, o SOL possui recursos que agregam mais segurança e transparência para as negociações, pois automatiza as conexões e ainda reduz a necessidade de encontros presenciais ou troca de correspondência, otimizando o transporte e tempo necessário para as compras. 

Já são mais de 1,1 mil cooperativas e associações utilizando o SOL, além de 1,8 mil fornecedores cadastrados. E mais de R$30 milhões foram movimentados pelos contratos efetivados pelo aplicativo. Então, ao escolher a solução para suas necessidades, verifique se ela possui recursos que agreguem esses benefícios para a segurança das suas operações também.

Vale reforçar ainda que softwares de gestão de compras de alta qualidade contribuem com a redução de erros e custos das atividades. Afinal, com uma melhor organização dos dados, os riscos de falhas e outros problemas operacionais diminuem.

Além da segurança e da usabilidade, é importante verificar se as ferramentas disponíveis neste software para compras vão realmente suprir as suas necessidades no dia a dia de trabalho da cadeia produtiva. Isso porque sabemos que muitas tecnologias “prometem” entregar dezenas de recursos, porém, às vezes você precisa de “poucos e bons” para realizar o trabalho de maneira assertiva.

Pensando nisso, ao escolher o seu software para gestão de fornecedores, verifique se nele você consegue realizar a descrição e fontes de suprimentos, bem como registrar e organizar essas informações de forma com que consiga acessar os dados que precisar com agilidade, onde e quando quiser. 

Atente-se também se a solução vai ao encontro das suas possibilidades de conectividade -  se está otimizado para uso do computador até a versão mobile, por exemplo. 

Para completar, avalie ainda se essa solução possui tecnologias para manter o bom relacionamento com seus fornecedores, possibilitando acompanhar ordens de compras de produtos e serviços. Assim, ficará mais fácil identificar possíveis oportunidades comerciais e garantir parcerias com fornecedores que possibilitem o crescimento dos resultados.

Gostou das nossas dicas sobre software para compras? Esperamos que elas contribuam com a forma como você realiza sua gestão de fornecedores. Até mais!